Privacy policy

Privacy is key for us

Privacy Policy van Triptomatic BV voor het “Platform” (laatste update = 4-Apr-2022)

1. Triptomatic BV – Privacy verklaring

Deze Privacy Verklaring (de “Verklaring”) is van toepassing op het online platform en de mobiele applicatie, aangeboden door Triptomatic (hierna het “Platform”), eigendom van en ter beschikking gesteld door: 

TRIPTOMATIC BV
Ganzenkoor 8
2570 Duffel
Ondernemingsnummer: BE 0739.577.785


Hierna “Triptomatic”, “wij” of “ons”

Triptomatic vindt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer uiterst belangrijk en wil u – als gebruiker van haar Platform – zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met uw Persoonsgegevens en uw privacy gebeurt.

Alle benamingen met hoofdletter die niet gedefinieerd zijn in deze Verklaring, hebben de betekenis zoals gedefinieerd in de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (“Algemene Verordening Gegevensbescherming” of “AVG” of “GDPR”). 

Uw Persoonsgegevens en uw privacy worden beschermd door Triptomatic in overeenstemming met de Belgische en Europese regelgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Lees deze Verklaring zeer aandachtig. Hieronder worden niet enkel uw rechten omschreven, maar ook de manier waarop u deze rechten kan uitoefenen. 

Door het Platform te gebruiken, uw Persoonsgegevens te delen en akkoord te gaan met deze Verklaring, geeft u uitdrukkelijk toestemming voor de wijze waarop Triptomatic uw Persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, zoals in deze Verklaring is beschreven.

 

2. Wie verwerkt uw Persoonsgegevens en hoe kan u ons bereiken?

Triptomatic is Verwerker t.a.v. de verwerking van uw Persoonsgegevens die u via het Platform doorgeeft. Uw organisatie is de Verwerkingsverantwoordelijke t.a.v. de verwerking van uw Persoonsgegevens die u via het Plaform doorgeeft.

Triptomatic is bedoeld voor gebruik door organisaties. Als uw organisatie u toegang biedt tot Triptomatic, is uw gebruik onderworpen aan de beleidsregels van uw organisatie. Privacyvragen, met inbegrip van aanvragen voor het uitoefenen van uw rechten op het gebied van de gegevensbescherming, kunt u aan de beheerder van uw organisatie richten. Op de verwerking door Triptomatic van uw persoonsgegevens in verband met uw gebruik van het platform zijn de voorwaarden van een contractuele overeenkomst tussen Triptomatic en uw organisatie van toepassing. Verwerking door Triptomatic van uw persoonsgegevens vindt plaats om het product aan uw organisatie te leveren en, in sommige gevallen, voor de legitieme zakelijke activiteiten van Triptomatic die verband houden met de levering van het platform.

De organisatie die u toegang biedt tot het platform, is de gegevensverantwoordelijke in de overeenkomst tussen Triptomatic en uw organisatie. Uw organisatie kan onder andere:

  • Uw productaccount beheren, met inbegrip van de privacyinstellingen van het product of de productaccount.
  • Uw gegevens inzien en verwerken, met inbegrip van de interactiegegevens en diagnostische gegevens en de inhoud van uw communicatie en bestanden die aan uw productaccount zijn gekoppeld.

Als u geen toegang meer hebt tot uw account (bijvoorbeeld bij verandering van werkgever), raakt u mogelijk de toegang kwijt tot het platform en de inhoud die is gekoppeld aan dit platform.

Triptomatic heeft een contactpersoon voor gegevensbescherming aangesteld, bij wie u steeds terecht kan voor vragen omtrent uw privacy en de verwerking van uw Persoonsgegevens. De contactpersoon voor gegevensbescherming is bereikbaar via:

Maatschappelijke zetel:

Triptomatic BV
Ganzenkoor 8
2570 Duffel
info@triptomatic.com

 

3. Welke Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt?

Triptomatic verwerkt verschillende soorten van Persoonsgegevens. Mogelijks worden (o.a.) onderstaande Persoonsgegevens door Triptomatic verwerkt: 

 

Profielgegevens patiënt naam, voornaam, rijksregisternummer, facturatieadres, ziekenfonds, geboortedatum, telefoonnummer.
Profielgegevens gebruiker naam, voornaam, afdeling, telefoonnummer, e-mailadres, login, wachtwoord,.
Gezondheidsgegevens van de patiënt reden van transport, gegevens omtrent de mobiliteit van de patiënt, specifieke medische kenmerken van de patiënt die belangrijk kunnen zijn in kader van het transport, identificatienummer toegekend door het ziekenhuis.
Gegevens omtrent het transport type van transport, type van vervoersmiddel, ophaallocatie en eindbestemming van de rit, informatie omtrent wie de kosten van het transport draagt, informatie omtrent eventuele bagage.
Profielgegevens zorginstelling of vervoerder naam, contactnummer, facturatiegegevens, algemene voorkeuren met betrekking tot het gebruik van het Platform.
Technische informatie gegevens van computers, telefoons of andere apparaten waarop u het Platform gebruikt, uw IP-adres, type browser, edm.
Geschiedenis en logs zoekopdrachten, gesprekken via het Platform en andere acties die uitgevoerd zijn via het Platform, surfgedrag, datum en tijd dat het Platform bezocht werd, edm.
Cookies Zie hiervoor onze Cookie Policy op www.tripto.io/cookie
Locatiegegevens De mobiele applicatie geeft op regelmatige tijdstippen de exacte locatie door van de gebruiker. Dit is enkel het geval tijdens een ‘sessie’. De gebruiker kan de locatie deling uitschakelen door de sessie af te sluiten. De locatie wordt ook actief gedeeld als de applicatie in de achtergrond actief is tijdens een sessie.

 

4. Wat is het doel en de grondslag van de verwerking van uw Persoonsgegevens?

Het doel en de grondslag van de verwerking van uw Persoonsgegevens hangt voornamelijk af van de categorie van Persoonsgegevens waarover het gaat. Hieronder vindt u een overzicht van het doel en de grondslag van de verschillende Persoonsgegevens die wij verwerken.

 

Profielgegevens patiënt Doel Wij verzamelen deze gegevens om de patiënt te identificeren, te communiceren met de zorginstelling en het ziekenfonds omtrent de patiënt, de bestuurder/vervoerder te informeren over voor wie het transport werd aangevraagd en om ervoor te zorgen dat de patiënt het juiste transport aangeboden krijgt.
Grondslag Uitvoering van de overeenkomst
Profielgegevens gebruiker Doel Wij verzamelen deze gegevens om de bestuurder/vervoerder en de broker in te lichten wie de contactpersoon is binnen de zorginstelling, en vice versa.
Grondslag Uitvoering van de overeenkomst
Gezondheidsgegevens van de patiënt Doel Wij verzamelen deze gegevens om het transport aan te passen aan de patiënt, om de bestuurder in te lichten van specifieke noden van de patiënt, om het ziekenfonds de nodige informatie door te geven, edm. 
Grondslag Uitvoering van de overeenkomst en toestemming
Gegevens omtrent het transport Doel Wij verzamelen deze gegevens om het transport af te stemmen om de specifieke gegevens van de rit. 
Grondslag Uitvoering van de overeenkomst
Profielgegevens zorginstelling of vervoerder Doel Wij verzamelen deze gegevens om het transport op organisatorisch niveau te faciliteren en om de medewerkers van de verschillende organisaties met elkaar in contact te brengen met als doel een efficiënt verloop van het transport. 
Grondslag Uitvoering van de overeenkomst
Technische informatie Doel Uw technische informatie wordt verzameld om het voor Triptomatic mogelijk te maken haar Platform verder af te stemmen op uw gebruik en om haar Platform naar de toekomst toe te verbeteren.
Grondslag Gerechtvaardigd belang 
Geschiedenis en logs Doel Uw geschiedenis en logs worden verzameld om het voor Triptomatic mogelijk te maken haar Platform verder af te stemmen op uw gebruik en om haar Platform naar de toekomst toe te verbeteren.
Grondslag Gerechtvaardigd belang 
Locatiegegevens Doel Uw locatiegegevens worden enkel tijdens een actieve sessie doorgegeven zodat uw organisatie de planning kan optimaliseren, uw locatie kan weergeven op een map, en uw historische locatie weer te geven en te analyseren.
Grondslag Uitvoering van de overeenkomst

De toestemming die u geeft is steeds vrij en u heeft te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Een intrekking van toestemming heeft geen invloed op de verwerking van Persoonsgegevens (i) voorafgaand aan dergelijke intrekking, (ii) op basis van elke wettige reden tot verwerking van Persoonsgegevens (iii) in geval van rechtmatig belang van de verwerking.

Het gerechtvaardigd belang als grondslag wordt verantwoord ten aanzien van technische informatie en geschiedenis en logs aangezien het voor Triptomatic belangrijk is om op basis van die informatie haar Platform aan te passen en te verbeteren. Het gegeven dat Triptomatic deze informatie verwerkt, komt uiteindelijk dus ook ten goede van de gebruikers. Gelet op de gegevens die worden verzameld, is er hoe dan ook geen schending mogelijk van de grondrechten en/of fundamentele vrijheden van de gebruikers.

De verwerking van Persoonsgegevens door Triptomatic en andere informatie die u vrijgeeft, inclusief eventuele gevoelige persoonlijke informatie, is mogelijks noodzakelijk gelet op de uitvoering van de overeenkomst tussen uw organisatie en Triptomatic. In het geval dat u weigert om deze Persoonsgegevens te verschaffen, zal Triptomatic haar verplichtingen (nl. het ter beschikking stellen van het Platform) niet kunnen nakomen en kan u geen gebruik maken van het Platform.

De voorgaande redenen zijn mogelijks niet exhaustief en Triptomatic is te allen tijde gerechtigd om uw Persoonsgegevens te verwerken voor elke andere wettige reden. In dergelijke gevallen verwittigt Triptomatic u zo snel mogelijk van die reden. Een actualisering van deze Verklaring kan zo een verwittiging uitmaken.

 

5. Ontvangen en delen van Persoonsgegevens

Triptomatic ontvangt uw Persoonsgegevens o.a. wanneer: 

  • U het Platform gebruikt en/of u een profiel aanmaakt op het Platform;
  • Wanneer het ziekenhuis, ziekenfonds of de vervoerder uw gegevens ingeeft via het Platform;
  • Via cookies of uw browser bepaalde informatie wordt meegestuurd;
  • Uw organisatie uw account aanmaakt als deel van de uitvoering van de overeenkomst tussen Triptomatic en uw organisatie.

Triptomatic zal steeds op minimale wijze uw Persoonsgegevens delen. Om het Platform echter naar behoren te laten functioneren, is het soms noodzakelijk dat Triptomatic Persoonsgegevens deelt met derden. U geeft dan ook uitdrukkelijk toestemming om uw Persoonsgegevens te delen zoals omschreven in deze Verklaring. 

Zo zal Triptomatic gegevens delen met uw organisatie, een aanvrager van een transport, het ziekenhuis en de patiënt. Het feit dat Triptomatic deze gegevens op die manier deelt, is noodzakelijk opdat het Platform zou werken. 

Triptomatic deelt uw Persoonsgegevens mogelijks ook mee aan derden voor o.a. het hosten van het Platform, en voor het optimaliseren van haar Platform. 

Subverwerkers van Triptomatic handelen steeds onder verantwoordelijkheid van Triptomatic binnen de overeenkomst tussen uw organisatie en Triptomatic. Indien Triptomatic beroep doet op subverwerkers zal dit altijd gebeuren onder een verwerkersovereenkomst die beantwoordt aan de vereisten van de AVG en uw Persoonsgegevens zo goed mogelijk beschermt. 

Triptomatic deelt of verkoopt uw Persoonsgegevens nooit met- of aan commerciële ondernemingen. 

Wanneer u via het Platform zou worden doorverwezen naar een andere website of applicatie, moet u rekening houden met de voorwaarden die voor die website of applicatie van toepassing zijn.

 

6. Doorgifte van Persoonsgegevens naar landen buiten de EER

In principe geeft Triptomatic uw Persoonsgegevens niet door naar landen buiten de EER. Het is echter mogelijk dat Triptomatic – via haar (sub)verwerkers – uw Persoonsgegevens wel doorgeeft naar landen buiten de EER. Indien er in een specifiek land een minder strikte bescherming geldt voor Persoonsgegevens als binnen de EER, zorgt Triptomatic er voor om een zelfde beschermingsniveau te bereiken (door bv. een overeenkomst hieromtrent af te sluiten met de verwerker die zich bevindt in een land buiten de EER).

 

7. Hoe worden mijn Persoonsgegevens bewaard?

Triptomatic hanteert de volgende bewaringstermijnen van uw gegevens:

 

Profielgegevens patiënt De bewaartermijn van deze persoonsgegevens wordt overeengekomen met de Verwerkingsverantwoordelijke t.a.v. de persoonsgegevens met een maximum van 5 jaar.
Profielgegevens gebruiker Zo lang de gebruiker een profiel heeft of het Platform en tot drie maanden na het verwijderen van het profiel.
Gezondheidsgegevens van de patiënt De bewaartermijn van deze persoonsgegevens wordt overeengekomen met de Verwerkingsverantwoordelijke 
Gegevens omtrent het transport De bewaartermijn van deze persoonsgegevens wordt overeengekomen met de Verwerkingsverantwoordelijke 
Profielgegevens zorginstelling of vervoerder Zo lang de zorginstelling of vervoerder actief is op het Platform en tot drie maanden na de stopzetting van de licentieovereenkomst met de zorginstelling of vervoerder in kwestie. 
Technische informatie De bewaartermijn van deze persoonsgegevens wordt overeengekomen met de Verwerkingsverantwoordelijke 
Geschiedenis en logs De bewaartermijn van deze persoonsgegevens wordt overeengekomen met de Verwerkingsverantwoordelijke 
Cookies Zie hiervoor onze Cookie Policy op www.tripto.io/cookie
Locatiegegevens De bewaartermijn van deze persoonsgegevens wordt overeengekomen met de Verwerkingsverantwoordelijke 

Triptomatic bewaart uw Persoonsgegevens in haar eigen databanken en/of in de databanken van haar (sub)verwerkers. U kan steeds de geactualiseerde lijst van deze (sub)verwerkers bij Triptomatic opvragen. 

 

8. Hoe worden mijn Persoonsgegevens beveiligd?

Triptomatic heeft passende technische en organisatorische maatregelen, beschermingsmaatregelen en waarborgen uitgewerkt om uw Persoonsgegevens te verwerken overeenkomstig de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving, en in het bijzonder, zonder daartoe beperkt te zijn, om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, fout gebruik of ongeoorloofde wijzigingen. 

Triptomatic gebruikt een team van technici, geautomatiseerde systemen en geavanceerde technologie zoals:

  • Triptomatic houdt een activiteitenlogboek bij van verschillende acties die verricht werden op het Platform;
  • Triptomatic beschikt over een interne Security Expert en een GDPR comité;
  • Persoonsgegevens worden bijgehouden is een beveiligde AWS infrastructuur – Mongo DB;
  • Persoonsgegevens worden voorzien van encryptie wanneer ze worden verstuurd tussen verschillende gebruikers;
  • Persoonsgegevens zijn enkel beschikbaar voor gebruikers die geregistreerd zijn op het Platform;
  • Triptomatic maakt gebruik van afgezonderde AWS servers die gelokaliseerd zijn in Duitsland;
  • SSL (SHA 256)/ HTTPS protocol: communicatie tussen de browser en de server is beveiligd met https- protocol;
  • Wachtwoord beleid: minimaal 6 karakters;
  • Intern wachtwoordbeleid met 2 factoren authenticatie;
  • Triptomatic haar databank is beveiligd met SSH (en SSL) verbinding (inclusief private sleutel);
  • Geïmplementeerde software pakketten van derde partijen worden op constante basis geüpdatete om zo beveiligingsmaatregelen te maximaliseren;
  • Databanken worden up to date gehouden en zijn voorzien van encryptie;
  • Triptomatic sluit verwerkersovereenkomsten af met al haar subverwerkers;
  • In de testomgeving wordt enkel gebruik gemaakt van test data en is er geen toegang tot effectieve productie data van betrokkenen;
  • Triptomatic maakt gebruik van cloud-based opslag oplossingen om de kans op data diefstal te minimaliseren. 

Bovendien heeft Triptomatic met haar (sub)verwerkers een verwerkersovereenkomst afgesloten om uw Persoonsgegevens te beveiligen en intern verschillende maatregelen genomen op niveau van confidentialiteit. Triptomatic doet alle redelijke/noodzakelijke inspanningen om de vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens te beschermen.

Ondanks de voormelde maatregelen van Triptomatic dient u er zich van bewust te zijn dat er steeds risico’s verbonden zijn aan het verzenden van Persoonsgegevens over het internet. De veiligheid en bescherming van uw Persoonsgegevens kan nooit volledig worden gegarandeerd.

In geen geval kan Triptomatic verantwoordelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik van de Persoonsgegevens door een derde.

 

9. Welke rechten heb ik?

Indien en voor zover voorzien in de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving, heeft u het recht:

  • op een bevestiging of Triptomatic uw Persoonsgegevens al dan niet verwerkt en, in voorkomend geval, op toegang tot de Persoonsgegevens die Triptomatic verwerkt;
  • op verbetering door Triptomatic, zonder onnodige vertraging, van onnauwkeurige of onvolledige Persoonsgegevens;
  • om uw Persoonsgegevens te laten wissen door Triptomatic;
  • om uw Persoonsgegevens te verkrijgen en ze aan een andere Verantwoordelijke of Verwerker over te dragen;
  • om van Triptomatic de beperking van de verwerking van uw Persoonsgegevens te verkrijgen, voor zover dit mogelijk is;
  • om uw Persoonsgegevens toegestuurd te krijgen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine-leesbaar formaat;
  • om in te gaan tegen de Verwerking van uw Persoonsgegevens en tegen het gebruik van uw Persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden. 

Deze rechten kan u uitoefenen door contact op te nemen met Verwerkingsverantwoordelijke t.a.v. uw Persoonsgegevens. Aangezien Triptomatic Verwerker is, en dus geen verwerkingsverantwoordelijke, zal Triptomatic al uw vragen omtrent uw rechten m.b.t. uw Persoonsgegevens doorgeven aan de toepasselijke Verwerkingsverantwoordelijke. 

Indien en voor zover voorzien in de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit indien de verwerking van uw Persoonsgegevens de toepasselijke regelgeving schendt. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit.

 

10. Wijzigingen aan deze Verklaring

Triptomatic kan deze Verklaring te allen tijde wijzigen. De datum van de laatst gewijzigde versie staat links bovenaan de Verklaring. Wijzigingen worden op de Website gepubliceerd zodat u te allen tijde op de hoogte blijft van de informatie die Triptomatic verzamelt, hoe Triptomatic deze informatie gebruikt en op welke manier Triptomatic deze informatie deelt.

Gewijzigde versies van deze Verklaring treden in werking tien (10) dagen na de publicatie ervan op de Website en zullen, indien noodzakelijk, steeds ter goedkeuring worden voorgelegd.

 

11. Toestemming tot vrijgave

U erkent, bevestigt en geeft uitdrukkelijk de toestemming aan Triptomatic om uw Persoonsgegevens bekend te maken indien dit wettelijk vereist is of indien Triptomatic te goeder trouw oordeelt dat dergelijke bekendmaking vereist is om:

  • te voldoen aan een lopend gerechtelijk onderzoek, gerechtelijk bevel of juridisch proces met betrekking tot het Platform;
  • de algemene voorwaarden van Triptomatic af te dwingen;
  • te reageren op vorderingen tegen Triptomatic naar aanleiding van Persoonsgegevens die de rechten van derden schenden;
  • de rechten, eigendom en veiligheid van Triptomatic, haar werknemers, gebruikers en het publiek te vrijwaren.

Triptomatic mag uw Persoonsgegevens bekend maken aan bevoegde politionele of gerechtelijke autoriteiten of andere officiële overheidsinstanties indien Triptomatic dit, naar eigen oordeel, noodzakelijk of nuttig acht in verband met een onderzoek naar fraude, inbreuken op intellectuele eigendom of elke andere schadelijke activiteit, of indien Triptomatic redelijkerwijs mag vermoeden dat dergelijke activiteit Triptomatic of uzelf kan blootstellen aan aansprakelijkheid.

 

12. Aansprakelijkheid

Indien Triptomatic uw Persoonsgegevens rechtmatig aan een derde (andere dan een Verwerker of subverwerker) heeft bezorgd, is Triptomatic niet aansprakelijk voor onrechtmatige verwerking  of onrechtmatige gebruik door die derde. 

Triptomatic is evenmin aansprakelijk indien derden uw Persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of gebruiken en Triptomatic passende technische en organisatorische maatregelen heeft getroffen om dergelijke onrechtmatige verwerking of gebruik tegen te gaan.

 

13. Toepasselijk recht en bevoegdheidsbeding

Deze Verklaring wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgische recht, dat exclusief van toepassing bij elk eventueel geschil.

De Belgische rechtbanken van het rechtsgebied Antwerpen, afdeling Antwerpen, zijn exclusief bevoegd om te oordelen over elk geschil dat zou kunnen voortvloeien uit de interpretatie of de uitvoering van deze Verklaring, behoudens het recht van de consument om een geschil voor te dragen bij de bevoegde rechter op basis van een dwingende wetsbepaling.

Capterra Tracker